Умный офис: что это и зачем нужен? Статья на Secumarket
+7 (495) 792-19-94 Напишите нам
Просчет спецификации
Блог

Умный офис: что это и зачем нужен?

10.04.2025
preview

Умный офис (smart office) — это концепция организации рабочего пространства, в котором используются современные технологии для повышения эффективности, комфорта и безопасности. 

Основная цель умного офиса — создать оптимальные условия для работы, повысить продуктивность сотрудников и сократить затраты компании.

Основные характеристики умного офиса:

Автоматизация процессов:

  • Использование систем управления освещением, климатом, вентиляцией и другими аспектами офиса
  • Интеграция IoT (Интернет вещей) для мониторинга и управления различными устройствами

Энергосбережение:

  • Умные системы освещения, которые включаются только при необходимости
  • Оптимизация использования электроэнергии и воды

Гибкость рабочих мест:

  • Современные планировки: коворкинги, зоны для совместной работы, приватные кабины
  • Возможность быстро адаптировать офис под текущие задачи

Инструменты для удаленной работы:

  • Видеоконференции, виртуальные рабочие пространства и облачные платформы
  • Интеграция с мобильными устройствами для работы из любой точки мира

Цифровизация:

  • Использование приложений и сенсорных панелей для управления расписаниями, бронирования переговорных, учета времени
  • Умные экраны и доски для презентаций и работы в команде

Безопасность:

  • Биометрический или цифровой доступ в офисные помещения
  • Системы видеонаблюдения и контроля доступа

Комфорт для сотрудников:

  • Персонализированные настройки освещения и температуры
  • Удобные зоны отдыха и кухни с современными решениями

Аналитика и оптимизация:

  • Сбор данных о загрузке рабочих мест, потреблении ресурсов и поведении сотрудников для улучшения процессов

Примером умного офиса может быть офис компании, где сотрудники бронируют рабочие места через мобильное приложение, системы автоматически регулируют свет и температуру в зависимости от присутствия людей, а переговорные оснащены видеоконференцсвязью и сенсорными панелями.

Плюсы и минусы умного офиса

image_blog

Как и любая интегрированная сложная система, умный офис обладает рядом преимуществ и недостатков.

Плюсы 

Повышенный уровень безопасности. Сюда входит система видеонаблюдения с IP-камерами, охранно-пожарные датчики и система контроля и управления доступом (СКУД): считыватели, идентификаторы, IP-домофония, биометрические терминалы и т.д.

Все эти устройства обеспечивают существенную степень безопасности охраняемого объекта. 

Эргономичность пространства. Благодаря анализу с помощью ПО можно сделать выводы о нехватке или избыточности рабочих мест в определенных зонах. Также можно оценить загрузку переговорных комнат: возможно, потребуется разделить одно большое помещение на несколько небольших переговорных, либо, наоборот, преобразовать его в рабочие станции. 

Экономия ресурсов. Достигается с помощью автоматической регулировки яркости освещения или температуры отопления, в зависимости от времени суток и погодных условий. Также возможна персонализация света для конкретного сотрудника или задачи.

Повышенная эффективность. Автоматизация рутинных задач и создание дополнительного комфорта с помощью интернета вещей. Например, беспроводная зарядка устройств на рабочих столах, устройства для видеоконференций с автоматическим наведением камеры и шумоподавлением.

Результативность персонала за счет комфортных условий труда. Удобство в работе обеспечивают смарт-мебель с регулируемой высотой, поддержкой поясницы и настройкой угла наклона. Также предусмотрены модули для работы стоя или сидя, а рабочий стол можно легко переместить в другое место. В дополнение к этому созданы продвинутые зоны отдыха, где сотрудники могут расслабиться и восстановить силы

Укрепление здоровья. Персонал с крепким здоровьем эффективнее работает и не теряет мотивацию, а еще улучшается общее настроение и снижается стресс в коллективе. В этом помогают: 

  • Автоматические напоминания о необходимости разминки

  • Системы контроля температуры, влажности и качества воздуха

  • Автоматическое проветривание для поддержания комфортного уровня CO₂

  • Пространства для коротких разминок, оснащенные спортивным инвентарем

Минимизация текучки кадров. Новым высококвалифицированным сотрудникам требуется определенный рабочий комфорт. С помощью продвинутых гаджетов они упрощают тривиальные задачи и эффективнее работают. А старые сотрудники не подумают уйти в другое место. 

Минусы  

Несмотря на множество преимуществ, умный офис имеет и некоторые минусы, которые стоит учитывать.

Значительные расходы связаны с приобретением оборудования, программного обеспечения и их интеграцией в существующую инфраструктуру. Настройка и управление такими системами могут быть сложными и потребовать привлечения специалистов, особенно в случае сбоев или необходимости обслуживания.

Еще одной проблемой является вопрос приватности и безопасности данных. Умные офисы часто собирают информацию о сотрудниках, что может вызывать беспокойство относительно конфиденциальности. Более того, уязвимости в системах могут стать причиной утечек или несанкционированного доступа к данным. 

Также следует учитывать зависимость от технологий: сбои в электроснабжении или сети способны парализовать работу офиса, а чрезмерная автоматизация может снизить способность сотрудников решать задачи вручную.

Психологический комфорт сотрудников также под угрозой. Постоянный мониторинг и сбор данных могут вызывать стресс, а сложности с адаптацией к новым технологиям, особенно у тех, кто не дружит с ними, могут снижать мотивацию. 

Для полноценной работы с умными системами потребуется обучение персонала, что требует дополнительных временных и финансовых затрат.

Кроме того, сложные технологии могут ограничивать гибкость офиса: внесение изменений в его структуру после установки таких систем становится более трудоемким и затратным процессом. 

Возникают и этические вопросы, связанные с потенциальным избыточным контролем за сотрудниками, что может негативно сказаться на их доверии к работодателю.

Умный офис может быть эффективным инструментом для улучшения рабочих условий и повышения продуктивности, но перед внедрением важно учитывать эти недостатки и заранее планировать их устранение.

 

Назад к списку
Компоненты